במרבית החברות אימצו את מודל העבודה ההיברידי שצבר תאוצה בעקבות משבר הקורונה, כשיותר חברות בוחרות לשלב בין העבודה המסורתית במשרד, בצוותא עם אפשרויות עבודה מרחוק. התוספת של תוכנות ואמצעים טכנולוגיים מתקדמים מאפשרים לשמור בקרב העובדים את ה-Sense of belonging שלהם, קרי חיזוק תחושת השייכות גם ללא מפגש בין-אישי.
בסקר האחרון שביצעה פירמת דלויט, השיבו 87 אחוז מהארגונים כי הם שוקלים מעבר לעבודה מרחוק. ואכן, אחד האתגרים הגדולים ביותר הניצבים עבור חברות מכלל הסקטורים במשק כיום נעוצות בצורך בטרנספורמציה נכונה במודל העבודה תוך שמירה על תמהיל ארגוני מיטבי.
''גם אם החברות מתכוונות להעביר רק יום אחד בשבוע לעבודה מרחוק, ההנהלות עדיין מעוניינות לבצע מהלכים שישמרו את העובדים מחוברים לארגון'', מסבירה עינבל נמיר, מובילת תחום סביבת עבודה עתידית בדלויט ישראל.
נמיר מתארת את השינויים והתמורות המתרחשים בשוק העבודה הדינמי ואת הצורך לבצע התאמות. ''הסיכון בלא לבצע את המהלכים הללו, עלול לעלות למעסיקים לא פעם בנטישה או בתחלופה גדולה של עובדים", היא מסבירה. "בעיקר בהרבה מאוד משאבים המופנים לטובת גיוס והכשרה של עובדים, המהווים נכון להיום את אחת ההוצאות הגדולות ביותר ברמת הארגון''.
נמיר, שמלווה ארגונים שמבצעים מעבר למודל עבודה היברידי, מציינת שני צירים שבהם הטכנולוגיה צריכה לתמוך. ''מדובר בשני צירים מקבילים", היא אומרת. "האחד הוא ציר אנכי המתייחס לחיבור בין הארגון לאנשים (TOP DOWN) ולאופן שבו ההנהלה מצליחה לחלחל את המסרים שלה כלפי העובדים, יחד עם ציר רוחבי שמתייחס לקשר שבין העובדים לבין עצמם ולחיבור בין הקולגות".
"זהו תהליך מרתק", מוסיפה נמיר. "שבמסגרתו הטכנולוגיה משחקת תפקיד של 'שדכן' ומצליחה לייצר אקסלרציה של תהליכי חיברות באמצעות בינה מלאכותית (AI) ו-Machine Learning. ניתן להבין טוב יותר מהן ההעדפות של העובד, מהן החוזקות והחולשות שלו, וכך גם למפות את סוג העובדים הנכון עבור הארגון ברמה המערכתית".
נמיר מציינת כי המפגש הפיסי היה מאפשר להבין את הססיטואציה החברתית ולייצר חיבור אישי, ולכן הטכנולוגיה קיבלה תפקיד נוסף – יצירת חיבור אישי במרחב הווירטואלי. "בעבר ניתן היה להיכנס לחדר ישיבות ולהבין את הניואנסים, ותוך כדי השיח להרגיש מול מי אנחנו נמצאים", היא מסבירה. "יכולנו לקבל את האינפורמציה הנדרשת. כיום אנו ניצבים במציאות חדשה שבה לתהליכי הניתוח הטכנולוגיים תפקיד ביצירת מארג אנושי מקרב יותר. מעבר למיילים ולתמונות, תהליכים היוצרים חברויות אמת וקשרים אישיים חזקים''.
במשרד, לעובדים יש תקשורת רוחבית שמאפשרת להם להתייעץ על עניינים מקצועיים במסגרת שיחות מסדרון לא פורמאליות. השיח ביניהם מאפשר להם לשפר את ביצועיהם ולהפרות אחד את השני. במודל שבו העובדים נמצאים בבית, על הטכנולוגיה לגשר על הפער ולייצר מנגנון חלופי לתקשורת בין העובדים. למשל, מערכת שממפה את המומחים בארגון ומאפשרת לאתרם לצורך התייעצות. ''המפות הללו מאפשרות למצוא את המומחה המבוקש ביעילות ובזריזות", היא מסבירה. "וכך הן חוסכות משאבים ומאפשרות לשוב לעבודה השוטפת במהירות''.
אתגר הגיוס: יצירת תמהיל עובדים מדויק לארגון
גיוס עובדים הפך לעיסוק המרכזי בקרב חברות הטכנולוגיה, וגם כאן הטכנולוגיה מאפשרת למפות את ההון האנושי של החברה ולהבין את המרקם האנושי של החברה. ''הטכנולוגיות הללו מאפשרות לזהות אילו 'ויטמינים' חסרים לארגון", היא מסבירה. ''כך למשל, ניתן לדעת מבעוד מועד האם נדרשים לארגון או לצוות המיועד אנשים בעלי אוריינטציה לנתונים או לפרטים, עובדים דרייברים שמסוגלים להניע תהליכים או משהו אחר. ועוד. בשורה התחתונה, הטכנולוגיות הללו בוחנות התאמה של עובדים ל-DNA הארגוני בדרך לגיוון בסביבת העבודה, שבסופו של יום יוצר גם הצלחה בביצועים העסקיים''.
הטכנולוגיה גם משפרת את היכולת לתקשר עם העובדים ולהעביר להם מסרים בשיטות מתקדמות. ''הכוונה היא לא למיילים הנשלחים ברשימות תפוצה שהעובדים גם כך כמעט ולא פותחים'', מציינת נמיר. ''צריך להבין שהם מוצפים במידע ומצופה מהמעסיקים לנקוט בדרכים יצירתיות המותאמות לציפייה הדיגיטלית של העובדים. כמו שנטפליקס או ספוטיפיי מתאימות את התוכן במדויק ללקוח, כך על ההנהלה להעביר את המידע לעובדים בצורה שתגרה אותם לפעול. כלים כדוגמת service now או office 365 הם אידיאליים לשם כך''.
ומה לגבי התרבות הארגונית בחברה? נמיר מתייחסת לחשיבות הקולובורציה והעבודה המשותפת. ''כפי שפעם היינו עושים זאת בחדר הישיבות, מתוך רצון להרגיש שאנחנו עובדים יחד ונמצאים בחוויה משותפת, כך אנו מזהים כיום עלייה ניכרת בשימוש בכלים וירטואליים, כמו Teams או ZOOM ובניסיון לייצר חוויה שיתופית. יחד עם זאת, עדיין קיימים פערים תרבותיים גם בדפוסי העבודה מרחוק. כך למשל, בעוד שישראלים מטבעם מחפשים את התקשורת והקירבה ופותחים מצלמה בפגישות וירטואליות, הקולגות בארה"ב מאוד חרדים לפרטיות שלהם, וממעטים לעשות זאת''.
ישנם כלים נוספים שעשויים להנגיש עוד יותר את שיטות העבודה ההיברידיות כמו פתרונות ניהול ידע שמאפשרים לעובדים ניהול שגרה עצמאית ככל האפשר, או מערכות לניהול משימות המאפשרות סנכרון בין צוות העובדים שיכולים לבצע את מלאכתם מכל מקום בלי קשר לקרבה גיאוגרפית.
עם הפנים קדימה
עולם העבודה משתנה בקצב יוצא דופן ולכן נדרשת היערכות מיטבית, על אחת כמה וכמה בארגון שבו העבודה מרחוק הוא חלק אינטגרלי מהשגרה הארגונית. ''האתגר הגדול הוא לייצר תהליכי סיעור מוחות", אומרת נמיר. "כשיושבים מול מסך, לעיתים צריך לייצר זאת בצורה חצי מלאכותית, והשאיפה היא ליצור פגישה כמה שיותר אינטראקטיבית".
"כל אחד מהעובדים יוכל לקחת בה חלק פעיל, וכך נוצרים תהליכי עבודה איכותית גם מרחוק'', אומרת נמיר ומציגה כמה כלים תומכים כמו סביבת עבודה בענן, עריכה משותפת של מסמכים או שימוש ב-White Boards למיניהם. "'ארגונים שלא השכילו לעבור לענן חווים פער שהולך וגדל''.
גם הכלים האדמיניסטרטיביים של הארגון משתכללים במטרה לספק חוויה דיגיטלית ומתקדמת עבור העובדים מרחוק. תהליכים שהיו עד עכשיו נעשים באופן ידני עוברים דיגיטציה: מתהליכי קליטה לארגון, הגשת בקשות חופשה או מחלה, ועד אוטומציה של תהליכים באמצעות פלטפורמת Service Now.
בשל מודל העבודה החדש גם אופי השימוש במרחב של המשרד עובר שינוי. למשל, עובד שנמצא במשרד רק חלק קטן מהשבוע לא צריך לתפוס עמדת עבודה קבועה. אופציית ''המשרד החכם'' וההושבה הגמישה נותנת לכך מענה. ''ישנן כיום מערכות שונות המאפשרות לנו להזמין מראש את המושב הספציפי במשרד", מציינת נמיר. "המערכות הללו גם יכולות לאסוף דאטה ולנתח את הפרודוקטיביות שלנו ביחס למקום ההושבה, ובהתאם לכך גם לספק תובנות בנוגע לשימוש בנדל"ן: כמה אנחנו משתמשים במשרד בפועל? מהם צרכי הנדל''ן והביזור הגיאוגרפי של העסק שלנו? זה מדהים שהחלטות מכריעות שכאלו, מתבססות בסופו של יום על הטכנולוגיה''.
מודל העבודה ההיברידי הוא כאן כדי להישאר. גם נמיר מתקשה להאמין שבעתיד הנראה לעין חברות יחזרו לדרוש מהעובדים להגיע 5 פעמים בשבוע למשרד. המעסיקים מגלים יותר גמישות. ''זה יהפוך לסטנדרט העבודה החדש", מסכמת נמיר. "מינוני העבודה ישתנו והטכנולוגיות ימשיכו להשתכלל ולאפשר יצירת מארג עבודה יעיל יותר שישמר את הקשר הבין-ארגוני. אמנם נעבוד מול מסך המחשב, אך בהוויה נרגיש כאילו אנחנו נמצאים בתוך המשרד''.
לפתרונות ומידע נוסף על סביבת עבודה עתידית לחצו כאן