לאחר עשרות שנים של רדיפה ובדיקה של המושג 'שינוי', מומחים מסכימים על דבר אחד: ארגונים חייבים להשתנות אחרת הם לא ישרדו. השינוי מאופיין בסיכון גבוה: מעורבים בו הרבה מאד בעלי עניין, תקציבים גדולים והוא נוגע בכל מחלקה בארגון. עם זאת, הקושי הגדול ביותר הוא היישום. זה המקום שבו נושא השינוי נהיה מאתגר, שכן אותם מומחים עדיין מחפשים את הנוסחה להצלחה.
למעשה, על פי סקר של Couchbase, 90% מהפרויקטים הגדולים שחברות מתכננות לבצע לא מתבצעים והחברות לא עומדות ביעדים שהציבו לעצמן. בפרויקטים של טרנספורמציה דיגיטלית הנתונים דומים. על פי נתונים של YesElf, 70% מהפרויקטים של טרנספורמציה דיגיטלית לא מגיעים ליעדים שלהם. אחד מהגורמים המכשילים תהליך של שינוי הוא הפחד. מחקר של Wrike, מצא כי מעל 80% מהעובדים שנשאלו אמרו שתהליכים חדשים גורמים להם לחרדה. לכל שינוי גדול ישנה התנגדות טבעית ופחד.
חברות שמתחילות פרויקט של טרנספורמציה דיגיטלית עוברות בדרך כלל שלושה שלבים. השלב הראשון הוא שלב הייזום, שלב זה משמש כוכב הצפון לארגון לאורך הפרויקט. זהו שלב שמתמקד בהגדרת האסטרטגיה והחזון הארגוני שאיתו יוצאים לתהליך, ובו מגדירים יעדים ומדדים. בשלב השני נבחרות הטכנולוגיות והמערכות אשר אמורות לאפשר את השינוי הזה. והשלב השלישי, המאתגר מכולם, הוא השלב המחבר בין השלב הראשון והשני והוא מטפל בחיבור בין התהליכים הטכנולוגיים לבין האנשים בארגון והאסטרטגיה. אין ספור פעמים ארגונים טועים לחשוב כי הטכנולוגיה היא חזות הכל וכי ביכולתה לפתור את בעיות הארגון. אך ההבנה כי צריך אנשים שיניעו ויקדמו את השינוי המיוחל לא תמיד מחלחלת למובילים בארגונים. פעמים רבות השלב השלישי לא מקבל התייחסות מספקת, וכתוצאה מכך אנחנו רואים פרויקטים עם הטמעה נמוכה, היצמדות לתהליכים קיימים וכתוצאה מכך אי-עמידה ביעדים.
על מנת לצלוח שינוי ארגוני גדול, יש צורך במודל של 'ניהול שינוי'. מה זה בעצם ניהול שינוי? מדובר בדיסציפלינה שתפקידה להתוות שיטות לחיבור בין אנשים, תהליכים וטכנולוגיה. זאת מתוך הבנה שתהליך של טרנספורמציה דיגיטלית חייב לקחת בחשבון את ערכי החברה ואת תרבות החברה, ולייצר סביבה שמאפשרת שינוי. השיטה כוללת בתוכה תהליכים המייצרים עבור העובד בחברה סביבה תומכת שינוי המאפשרת לו, ובכלל לארגון, ליישם ולהתאים את עצמו לתהליך ומאפשרת כניסה חלקה למערכת חדשה ולשיטות ותהליכי עבודה חדשים. השיטה מגדירה שלבים מוגדרים לתהליך, כגון הקמה של צוות ייעודי, ניהול התנגדות, ניהול הדרכות והטמעה, מעורבות מנהלים ועוד.
מה זה בעצם ניהול שינוי? מדובר בדיסציפלינה שתפקידה להתוות שיטות לחיבור בין אנשים, תהליכים וטכנולוגיה. זאת מתוך הבנה שתהליך של טרנספורמציה דיגיטלית חייב לקחת בחשבון את ערכי החברה ואת תרבות החברה, ולייצר סביבה שמאפשרת שינוי
שיטה זו מפרטת איך לנהל את השינוי, ומסבירה כיצד ומדוע לקבוע אסטרטגיה לניהול השינוי בתוך הארגון. תהליך ניהול השינוי מייצר את תשתית התקשרות בין העובדים ומסבירה להם מה מהות השינוי, מה עליהם לעשות ומה הם ירוויחו מהשינוי. ברגע שעובדים עוברים תהליך של ניהול שינוי, קיימת התייחסות גם לפחד שלהם מהשינוי וגם יש תמיכה ביצירת תרבות ארגונית המאפשרת שינוי וחשיבה מחוץ לקופסה.
בניהול השינוי חשוב להתייחס לחשש של העובדים מהשינוי ולקבל אותו. כדי לקדם את השינוי חשוב לתקשר לעובדים שהשינוי קשה ודורש זמן הסתגלות וכי כל עובד יקבל את התמיכה שהוא צריך לקבלת השינויים. דבר נוסף שחשוב בשיטה של ניהול שינוי הוא ההתמדה בתהליך ההטמעה ולא להסתפק במהלך חד-פעמי או להפסיק באמצע. ודבר אחרון וקריטי הוא קבלת משוב מהעובדים והתייחסות אליו, ככה רותמים אותם לשינוי וגורמים להם להרגיש שהם הבעלים של המערכת ויש להם שליטה ואפשרות השפעה עליה.
תהליך של טרנספורמציה דיגיטלית יכול להיות מרתיע, מרגש ומאתגר. ובכל זאת, עם הכנה מראש, תוכנית עבודה מסודרת ותוכנית לניהול שינוי אפשר לאמץ את העתיד בביטחון ובבהירות, בידיעה שההחלטות וההשקעות שאתם מבצעים מבוססות על עצות טובות ואמינות. שימוש חיובי ומשמעותי בטכנולוגיה פירושו שהארגון שלכם יוכל להסתגל לשינויים במהירות וביעילות תוך שמירה על יעילות בנוף עסקי המשתנה ללא הרף.
הכותב: גיל שיפר, ארכיטקט ראשי ומנהל צוות הAdvisory- ב-Professional Services בסיילספורס ישראל