גם הנועזים מבינינו לא יכלו לצפות את מה שאירע לכולנו בשלוש השנים האחרונות, מאז הקורונה. המציאות עלתה על כל דמיון. לתכנן שנת עבודה בעולם כה כאוטי החל להראות כבזבוז זמן. מה הטעם בהשקעת מאות שעות עבודה בתכנון ותקצוב כשתכניות שמתהפכות על פיהן עוד בטרם שלחנו את האקסל למדפסת?
ומצד שני, אין מנהל בסטארט אפ או מנהלת מחלקה בקורפורייט שיכולים שלא להסתכל על תשתיות ועל מצבת כוח האדם, אל מול מה שמצופה מהם להשיג בשנה הקרובה. אין מי שלא נותן את הדעת על היערכות, שתהיה גם הגיונית וגם חסכונית אל מול תחזיות ההאטה הכלכלית בארץ ובעולם. לפיכך מן הראוי לשנס מותניים ולתכנן תכנית דינאמית, ולהיערך לבאות בעולם כאוטי.
אלו הטיפים שלנו לתכנון בעולם בו לא ניתן לתכנן:
1. הבנת הקשרים בסביבה מקצועית ועסקית ובראייה רחבה: סימון סינק, סופר ומרצה בריטי-אמריקאי, מצוטט אינספור פעמים באומרו כי לפני שעוסקים בשאלת ה"איך" מן הראוי לעסוק בשאלת ה"מה". בבואנו לתכנן שנת עבודה בעולם בו ההפתעות תכופות וההשתנות מהירה - מומלץ להתחיל מהבנה טובה של הסביבה העסקית בה אנו פועלים. להבין הקשרים ותמונה רחבה. רצוי להכיר את הסביבה בה אנו פועלים - הן מהיבטי מאקרו כלכלה והן מהיבטי השוק בו פועל הארגון שלנו.
חשוב להבין את האסטרטגיה הארגונית ולהשתמש בידע מוקדם לגבי אילוצים ומסגרות, לדוגמה השתנות רגולציה, מהלכים גדולים (כגון מיזוג, רכישה או רכישת טכנולוגיה). כל תנועה במטוטלת העסקית-ארגונית מחייבת תרגום לתכניות שלנו ומשפיעה על התקציב שיעמוד לרשותינו. בנוסף, עקב השינויים הראדיקליים בעולם, חשוב להיות מעודכנים בהתפתחויות בתחומי הפרופסיה שלנו.
Quick & Dirty: האקוסיסטם, הענף, האתגרים העסקיים והחידושים בתחום עיסוקינו משמשים כהנחות יסוד עליהן נבנה את תכנית העבודה. אסור לרוץ לתכנן מבלי להבין אותן ואת השלכותיהן כהלכה.
האקוסיסטם, הענף, האתגרים העסקיים והחידושים בתחום עיסוקינו משמשים כהנחות יסוד עליהן נבנה את תכנית העבודה. אסור לרוץ לתכנן מבלי להבין אותן ואת השלכותיהן כהלכה
2. תכנון מהעתיד לעבר ולא מהעבר לעתיד: גם בעולם כאוטי חשוב לחלום. תכנון אך ורק דרך פריזמה פסימית והתחשבות באילוצים תכבה את השאיפות שלנו. יעדים נמוכים מכפי יכולתינו לא יועילו לנו, לא לארגון ולא לאלו אותם אנו מובילים. אפשר לקחת את תכנית העבודה של השנה שעברה, להוריד מהמצבה 20% הוצאות של כוח אדם, להחליף את תוכנת ניהול הפרויקטים המקרטעת ולהרגיש שעשינו משהו. אבל השאיפה לחשוב קדימה, למשל ל-2030, לדמיין את העתיד עם עמיתים רלוונטיים ולפנטז על המקום אליו אנחנו מעוניינים להגיע - מייצרת תהליכים מתאימים יותר לעולם בו הכל אפשרי.
מומלץ באומץ לנטוש את חופי המבטחים של תכנית העבודה משנה שעברה לטובת תכנון נקי על בסיס הנחות יסוד חדשות. לדוגמה: העברת משרות למיקור חוץ לצורך הגמשת הוצאות קשיחות, קיצוץ במטראז' לטובת עולם היברידי בשיטת הכיסא החם, העברת אחוז ניכר מהישיבות לוירטואל או העברת יבוא צ'יפים מסין לרומניה.
Quick & Dirty: דמיינו איך נראית ההצלחה שלכם בעתיד ולאן תהיו מעוניינים להגיע ב-2030. התשובות יגזרו אחורה קריטריונים ברורים לתעדוף ויסייעו במהלך השנה לקבל החלטות פחות נעימות במידה ותידרשנה.
3. עצור; התחל; המשך (STOP - START - CONTINUE): היא מתודולוגיה פשוטה שעוזרת לנו בתכנון תוכניות לקראת עתיד לא ידוע בשלוש שאלות:
- עצור! מה עשיתי בעבר וכבר לא משרת אותי ואת הצוות שלי? אילו פעולות עלי לעצור?
- התחל! מה מעולם לא עשינו בעבר והגיע הזמן להכניס לתכניות העבודה - גם אם הצוותים שלנו שונאים שינויים ויאכלו לנו את הראש כל הרבעון הראשון.
- המשך! מה עשינו, עושים ונמשיך לעשות כי זה נכון, ראוי ומתאים?
תמיכה שוטפת למתודולוגיה פשוטה זו היא דיונים תכופים יותר שנוגעים בהנחות היסוד לשם קבלת ההחלטות. לא כדאי להישען על הנחות היסוד הקיימות כרגע ומומלץ לקיים דיונים לפחות אחת לרבעון על מנת לבחון את הנחות היסוד עליהן נקבעה תכנית העבודה. קורים באקוסיסטם כל כך הרבה שינויים שחייבים להתייחס אליהם: מלחמות בכל מקום בעולם משליכות על התכניות שלנו; רגולציה משתנה; הסכמי סחר בין מדינות ועוד.
Quick & Dirty: כדאי להשקיע מחשבה לעיתים תכופות בנוגע לכדאיות פעולות שונות, וכאשר מחליטים מה כן ומה לא - נדרשים לאומץ באשר לאימוץ או נטישה של תהליכים/נהלים/פעולות שחלקם שנוי במחלוקת.
4. Small, Medium, Large: גם בעולם כאוטי אפשר כבר בשלב התכנון לחלק את הפרויקטים העתידים לפי למידות שונות. פרויקטים גדולים, בינוניים וקטנים. כלל האצבע הוא: פרויקטים גדולים – 10% מהתכנית, פרויקטים בינוניים - 30% מהתוכנית ופרויקטים קטנים, שהתלות ביניהם קטנה והם קלים לביצוע - 70% מהתוכנית השנתית. "מיקרובייטס", פעילויות מודולריות שאין ביניהן תלות הדדית ואפשר לבצען או שלא לבצען לפי השתלשלות האירועים - עשויים להוות מענה לגמישות הנדרשת בימים של האטה כלכלית ואי בהירות.
Quick & Dirty: מומלץ לחלק את התכנית השנתית לפרויקטים בגדלים שונים ולתת העדפה למיקרו-פרויקטים שאין תלות בינהם. את הפרויקטים הקטנים אפשר לבצע או שלא לבצע לאור השתנות יכולות תקציביות והקצאת משאבים הנדרשת מהארגון במהלך שנת העבודה.
5. מדידה, מדדים וחישוב עלות הטעות: יעדים ומדדים לבחינת אפקטיביות והצלחה הינם כורח המחוייב במציאות, ואין ספק שמדידה חשובה. אולם לא כדאי למדוד את עצמנו לדעת, גם פה חייבים לעבוד על בחירה ולא על צבירה. מומלץ להכין פלאן בי לכל תכנית שנבחרה, לפחות באבנים הגדולות המוגדרות "מידה לארג'".
עלות טעות וניהול סיכונים (אקטואריה) הם חלק הכרחי מתהליכי קבלת החלטות ותכנון תקציבי. העולם זז מהר יותר ואין כמעט פרויקט שמתוקצב ומבוצע שלא "און דה פליי". מתכננים, מבצעים, מתקנים טעויות וממשיכים, ועל כן עלינו להיות מודעים לעובדה שבוודאות נטעה
עלות טעות וניהול סיכונים (אקטואריה) הם חלק הכרחי מתהליכי קבלת החלטות ותכנון תקציבי. העולם זז מהר יותר ואין כמעט פרויקט שמתוקצב ומבוצע שלא "און דה פליי". מתכננים, מבצעים, מתקנים טעויות וממשיכים, ועל כן עלינו להיות מודעים לעובדה שבוודאות נטעה. בסיליקון ואלי טבעו בשנים האחרונות את האמרה : fall fast fall cheap, כי בוודאות נטעה. אבל אם שמנו את המדדים הנכונים בצורה הנכונה נבין מהר את הטעות שעשינו ונתקן כיוון לפני שהעלויות של הפעולה השגויה ו/או העלויות של תיקון הנזק שנעשה יקברו אותנו ואת הצוות שלנו.
Quick & Dirty: מדידה במידה ומדידה תוצאתית ולא תשומתית - מחייבות אומץ של בחירה וידיעה כי בחלק מהפרויקטים אותם נבצע השנה לא נדע בכל רגע נתון היכן אנו עומדים. טיפ חשוב כקריטריון לבחירה של מה כן למדוד - הוא השאלה "מה חשוב למנכ"ל.ית" ו"כמה הפרויקט הנוכחי משפיע על הביזנס".
לסיכום, משל האלון והבמבוק: שתי מילים שכיחות בלקסיקון עולם ה"אפטר קורונה" הן: "חוסן" ו"אג'יליות". חוסן - על מנת שנהיה איתנים כעץ האלון ואג'יליות – שנהיה גמישים כמו הבמבוק ונדע לנוע עם הרוח על מנת שלא להישבר. השאלה מתי אני אלון ומתי אני במבוק, חייבות להיענות על ידי ההכרה שאנחנו גם וגם ונצטט את האימרה העממית הידועה: "בואו נפסיק לכעוס על הסערה. תחת הכעס נלמד את עצמינו להנות לרקוד בגשם".
הכותבות הן: נטע לנגר לויתן, Chief People Officer, MyHeritage וניל"י גולדפיין, משנה למנכ"ל קבוצת נירם גיתן NGG