לכולנו יוצא לסיים ישיבה ארוכה, טרחנית, מרובת משתתפים, ולשאול את עצמנו מה הושג שם, מה היה חשוב בישיבה ולמה השתתפנו בה. אינספור ישיבות משמימות, ריבוי מיילים בתפוצת נאט"ו ותהליכים ארגוניים שתכליתם לא תמיד ברורה מהווים חלק משגרת יומנו ופוגמים ביכולת להשתנות במהירות, שהיא מחויבת מציאות בעולם המצוי בהפרעה מתמדת. רגולציה, מסורות, הרגלים, או סתם קיבעון חשיבתי מסרבלים את תהליכי העבודה וגורמים לנו להתעכב ולעסוק בפתרון תסבוכות בירוקרטיות במקום להתמקד במה שאנחנו באמת חייבים לעשות: לדלוור.
באחד הארגונים המובילים בארץ להם נחשפנו לאחרונה, מצאנו כי שינויים בתהליכי עבודה באו לידי ביטוי בהוספת נהלים ונקודות בקרה על מנת למנוע טעויות, אולם כל אלה נוספים על הישנים במקום להחליף אותם, ולכן פוגעים בגמישות הארגון, בתהליכי קבלת החלטות וביכולת להסתגל לקצב הנדרש.
אפשר לדמיין שיש להסביר את הדברים האמורים לאדם זר, שאיננו חבר צוות הבקיא בפרטי נושא המצגת. לכן צריך לנסח בתמציתיות מטרות ותהליכי עבודה, לברור מילים המוכרות לכולם ולעסוק בבחירה ולא בצבירה
בספרו Insanely Simple, מתאר קן סיגל, מנהל הקריאייטיב שליווה את אפל שנים רבות, את סטיב ג'ובס כמנהל אובססיבי לפשטות. פשטות במטרות, מוצרים, בתהליכי העבודה ובפרויקטי שיווק. סיגל מייחס את ההצלחה הפנומנלית של ג'ובס בהפיכת אפל לחברת הענק היצירתית שהיא לשיטת הניהול הייחודית שלו: פשטות. וכאן במקום להבדיל בין פשטות לפשטנות: פשטנות מתעלמת מריבוי צרכים ומורכבות דרישות. פשטות, לעומת זאת, מזקקת ערב-רב של מסרים ומחשבות למוטיבים מרכזיים, בודדים, ומנגישה אותם באופן מדויק לצד השני. ג'ובס היה נוהג לומר לאנשיו: "פשוט זה יותר קשה ממורכב", ובאמת קשה מאוד להיות פשוטים, אבל בתקופתנו המציפה, המבלבלת והכאוטית, זה די הכרחי.
איך לפשט ארגונים מורכבים?
1. בהירות: אלברט איינשטיין נהג לומר: "אם אינך יכול להסביר זאת בפשטות לילד בן 6, סימן שאינך מבין את העניין בעצמך". המצגת שלי ארוכה ומורכבת? החלק הקשה הוא לזקק את תמצית הרעיון להסבר פשוט. תפַַשטו. זה לא קל וזה לא קורה מהר. חשוב לשריין עבור תהליך ההכנה זמן ומקום שבו ניתן לחשוב. לא רק לכתוב. אפשר לדמיין שיש להסביר את הדברים האמורים לאדם זר, שאיננו חבר צוות הבקיא בפרטי נושא המצגת. לכן צריך לנסח בתמציתיות מטרות ותהליכי עבודה, לברור מילים המוכרות לכולם ולעסוק בבחירה ולא בצבירה. כולנו עמוסים ומוצפים באתגרים ומטלות וגם הרעש הסביבתי המתמיד לא עוזר. הזמן שאשקיע ישתלם ברמת הקשב של האחרים ובעומק ההבנה שלהם את הנושא הנדון.
2. מינימליזם: פחות הוא יותר. על כל מצגת טובה להתחיל משורה תחתונה ברורה. אם יש לי המון מה לומר עליי לברור מראשית ההכנה את העיקר, וכל השאר יהפוך לטפל. הותרת מוקדים בודדים בלבד מאפשרת לנו להציג אותם ממש, ממש טוב. זיקוק, חדות ודיוק, יסייעו לשותפינו לכל אתגר להתאמץ פחות ולהשיג יותר. אחד העקרונות החשובים באסתטיקה היפנית הוא ווַאבי (Wabi), שניתן לתרגום כ"יופי פשוט". אסתטיקה יפנית מבוססת על מיעוט אלמנטים הנבחרים בקפידה, ממוקמים ביחס נכון במרחב, ויוצרים יחד קומפוזיציה יפיפייה ומעוררת השראה. החשיבה מאחורי הפשטות היא מורכבת, אך התוצאה מעוררת התפעלות, משום שהיא מוגשת לעין הצופה באופן שניתן להבנה מהירה ושאיננו תובע מאמץ. לכן, עלינו להשקיע בדיוק המסר כך שיהיה בעל ערך עבור השותפים, המאזינים, ושניתן יהיה להתחבר אליו בקלות. פחות נתונים, יותר תובנות ומסקנות.
3. אנושיות: בניגוד למערכות טכנולוגיות המסוגלות להכיל ולעבד אינסוף נתונים, אנו, בני האנוש, מוגבלים מאד בקלט ובקשב. ובכל זאת, יש לנו (עדיין) יתרון יחסי של הבנת משמעות ערכית, יצירת הקשרים וקומון סנס, וכפועל יוצא מאילו נוצרת חדשנות. סביבת עבודה פשוטה מאפשרת לנו להביא לידי ביטוי את היתרונות הללו. כולנו חשים כיצד סביבת העבודה הפכה, עם השנים, למורכבת יותר ומותאמת פחות ליכולות אנושיות. אולי התרגלנו לפתור בעיות תיאום באמצעות הוספת משתתפים לתהליך (ישיבות המוניות, מיילים מרובי נמענים) וליישם לקחים משגיאות באמצעות הוספת רגולציה פנימית.
בכל זאת, יש לנו (עדיין) יתרון יחסי על הטכנולוגיה בהבנת משמעות ערכית, יצירת הקשרים והפעלת שכל ישר, וכפועל יוצא מאילו נוצרת חדשנות. סביבת עבודה פשוטה מאפשרת לנו להביא לידי ביטוי את היתרונות הללו
כמי שאמונים על "שורות תחתונות" ומטלות מורכבות, אנחנו מנסחים מטרות בהירות וגבולות ביצוע ברורים, אך לעתים איננו סומכים על שותפי התפקיד שלנו ש"יתרגמו" את המטרות והגבולות הללו לכדי משמעות בעשייה והפעלת שכל ישר. כשמפנימים את עקרונות הפשטות, מבינים שזו ממש לא הדרך לקדם תהליכי טרנספורמציה. כולנו חייבים ללמוד לסמוך על השותפים שלנו באמצעות פישוט תהליכים וקידום אחריות ומשמעת עצמית. במיוחד כיום, עם הפיכת העבודה ההיברידית לנפוצה יותר ויותר, אנשים עובדים בצורה א-סינכרונית ולכן אין לנו ברירה אלא לתת אמון שחברינו לעשייה יפעלו בשיקול דעת.
שינוי מתמיד הוא הדבר הקבוע בחיינו ובחיי הארגונים שלנו, והוא יכולת הכרחית להשגת יתרון תחרותי, אישי ומקצועי. מורכבות, אף שהיא מאפיין יסודי של ארגונים טכנולוגיים, מהווה מכשול בדרך להסתגלות לסביבה משתנה. פשטות בתהליכים ופשטות בתקשורת בין חלקי הארגון היא קריטית להשרדות, צמיחה ושגשוג.
הכותבות: חן כהן, דירקטורית פיתוח ארגוני iTero, Align Technology ויו"ר עמותת גוונים וניל"י גולדפיין, משנה למנכ"ל קבוצת נירם גיתן NGG, מומחית למנהיגות וניהול בעולם של הפרעה. מאמר זה משקף דעה מקצועית פרסונלית של הכותבות ולא את זאת של Align.