אימייל מייל ספאם (צילום: shutterstock)
צילום: shutterstock

לא, הישיבה הזו לא יכולה היתה להיות אימייל: מחקר חדש קובע ששרשורי מיילים אינסופיים הם לא רק מבאסים, אלא גם פוגעים בפרודוקטיביות ולא יעילים כלל בפתרון בעיות מורכבות שדורשות שיתוף פעולה. בשורה התחתונה של המחקר, תכתובות במיילים לא רק מקשות על פתרון הבעיות הללו, אלא אף יכולות לגרוע מהביצועים במשימות עוקבות.

"לא רק שיש לכם פחות מוטיבציה, אלא שאתם גם סובלים מליקויים קוגניטיביים", מסביר ד"ר ראבי גג'נדרן, מוביל המחקר מאוניברסיטת פלורידה. גג'נדרן פצח במחקר על סמך ניסיונו האישי בהתנהלות בדואר אלקטרוני עם עמיתים לעבודה. "היה לי עמית שברגע שהתחלת לתקשר איתו במיילים, היה כותב ממש חיבורים בתגובה, מה שהיה מאלץ אותך להשיב לו בחיבור משלך. והפינג פונג הזה ממש עייף אותי".

המחקר התבסס על ארבעה ניסויים, בהם מאות נסיינים שצוותו לזוגות וחולקו לשתי קבוצות. בכל ניסוי התבקשה הקבוצה הראשונה לבצע משימה מסובכת במפגש פנים אל פנים, בעוד שהקבוצה השנייה התבקשה לבצע משימה זהה באמצעות ה-Gmail.

הממצאים הראו שהזוגות שעבדו פנים אל פנים היו יעילים יותר: בניסוי הראשון, לזוגות שניהלו משא ומתן על אסטרטגיית מכירה באופן אישי נדרשו 6 דקות בממוצע כדי להשיג הסכמה לעומת 20 דקות בקרב הזוגות שעבדו באמצעות המייל. 

גם במשימות המשך פרטניות, הנסיינים שתיקשרו באמצעות הדוא"ל הדגימו ביצועים פחות טובים מאלה שעבדו פנים מול פנים: זיהו 19% פחות שגיאות דקדוק בכתבה, 49% פחות הצלחה בפתרון סדרת בעיות לוגיות ו-20% פחות הצלחה במבחן חשיבה מורכבת.

 
 
 
View this post on Instagram
 
 
 

A post shared by Seth (@dudewithsign)

החוקרים לא הסתפקו במבחן המעבדה ואספו נתונים גם מהשטח, שהתבססו על דיווחים פעמיים ביום של מעל ל-100 עובדים במצבי עבודה אמיתיים. התוצאות של מחקר השדה הראו שלתקשורת באמצעות טקסט לא הייתה השפעה על מי שעסקו בעבודות שדרשו פחות פתרון בעיות, אך מי שעבודתם הייתה כרוכה בפתרון בעיות רב יותר חשו פחות נלהבים ונמרצים בסוף יום העבודה ודיווחו בסבירות נמוכה יותר על תחושה של עמידה ביעדים.

בשורה התחתונה, למרות שדוא"ל הוא כלי נהדר להעברת מידע לפי גג'נדרן, כשאתם צריכים להגיע להבנה משותפת, תקשורת פנים אל פנים עובדת הרבה יותר טוב. בעוד שהדוא"ל יוצר תיעוד של השיחה ולפעמים יש תחושה שפשוט יותר להקליד מייל מאשר לקבוע פגישה, במיוחד כשעובדים מרחוק - לעתים השימוש בדוא"ל נובע מתוך הרגל ומבלי לקחת בחשבון את העלות של השימוש בצורה זו של תקשורת.

אגב, יש מה לעשות בנדון: גג'נדרן מציע לקבוע פגישות קבועות כך שניתן יהיה לפתור בעיות יוצאות דופן בפחות מאמץ. ובפעם הבאה שאתם נקלעים לשרשרת אימיילים סיוטיים, שימו לב למחיר שהדבר גובה מכם לפני שתמשיכו למשימה הבאה. גג'נדרן ממליץ לקחת הפסקה או לעשות משהו שדורש פחות חשיבה בהשוואה למשימה שכרוכה בקבלת החלטות מרובות.